Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1.1. Zweck der Datenschutzerklärung

Bei einem Kontakt mit der Book a home AG mit Sitz in Zürich (im Folgenden «Book a home» oder «wir») werden i.d.R. auch personenbezogene Daten (im Folgenden auch «Personendaten» oder «Daten» genannt) bearbeitet. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen. Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen (insb. Cookies, siehe dazu unten). Wenn wir von «bearbeiten» sprechen, so ist damit jeder Umgang mit Personendaten wie zum Beispiel die Beschaffung, Verwendung oder Bekanntgabe von Personendaten gemeint.

Wir informieren Sie mit dieser Datenschutzerklärung darüber, welche Personendaten wir bearbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, wenn Sie Dienstleistungen von uns in Anspruch nehmen, ein Mietverhältnis mit uns eingehen oder anderweitig mit uns in einer vertraglichen Beziehung stehen, mit uns kommunizieren oder sonst mit uns zu tun haben. Wir erläutern nachfolgend auch, wozu und wie wir Ihre Personendaten bearbeiten und mit welchen Massnahmen wir diese schützen. Weiter informieren wir Sie über Ihre Rechte aus der Datenschutzgesetzgebung im Zusammenhang mit den hier beschriebenen Datenbearbeitungen.

Datenschutzrechtlich verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bearbeitungen ist:

Book a home ag
Wehntalerstrasse 530
8046 Zürich
info@bookahome.ch
+41 44 888 61 00

Wenn Sie Anliegen oder Fragen im Zusammenhang mit dem Schutz Ihrer Personendaten und/oder dieser Datenschutzerklärung haben, dürfen Sie sich gerne jederzeit an unsere interne Datenschutzstelle wenden, welche per E-Mail an Datenschutz@bookahome.ch erreicht werden kann.

Diese Datenschutzerklärung gilt übrigens sowohl für die Bearbeitung von Daten, die uns bereits vorliegen, als auch für inskünftig erhobene Personendaten von Ihnen.

1.2. Rechtsgrundlage

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

Wo wir Sie nicht um Einwilligung für eine Bearbeitung bitten, stützen wir die Bearbeitung Ihrer Personendaten darauf, dass die Bearbeitung für die Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen (oder der von Ihnen vertretenen Organisation) erforderlich ist oder dass wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse daran haben, so insbesondere um die nachstehend beschriebenen Zwecke und damit verbundenen Ziele zu verfolgen und entsprechende Massnahmen durchführen zu können. Zu unseren berechtigten Interessen gehört auch die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, soweit diese nicht ohnehin bereits vom jeweils anwendbaren Datenschutzrecht als Rechtsgrundlage anerkannt ist.

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten durch Book a home

2.1. Allgemeines

Die wichtigsten Bearbeitungsprozesse und -zwecke und die wichtigsten Kategorien der von uns bearbeiteten Personendaten werden nachfolgend zusammenfassend dargestellt.

Vieler der nachfolgend genannten Daten geben Sie uns selbst bekannt (z.B. über Formulare, im Rahmen der Kommunikation mit uns, im Rahmen einer Bewerbung, im Zusammenhang mit Verträgen, bei der Verwendung der Website etc.). Es kann aber erforderlich sein, dass wir Informationen über Sie aus öffentlich zugänglichen Quellen wie z.B. dem Handelsregister, dem Betreibungsregister oder dem Internet erheben oder bei Dritten beschaffen (z.B. Anbietern von Bonitätsdaten, Referenzauskünfte im Bewerbungsprozess etc.), um die in unserer Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke zu erreichen.

Wenn Sie uns Daten über andere Personen wie z.B. von Mitbewohnern oder Mitarbeitenden bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu berechtigt sind und dass die Daten auch richtig sind. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigen Sie dies. Wir bitten Sie sicherzustellen, dass diese Drittpersonen über unsere Datenbearbeitung informiert sind. Gerne dürfen Sie dazu auch eine Kopie unserer Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen.

2.2. Vermietungsprozess

Im Vermietungsprozess bearbeiten wir Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinteressentinnen und Mietinteressenten sowie von Mieterinnen und Mietern, soweit dies für den gesamten Vermietungsprozess erforderlich ist. Gewisse Daten, die im Vermietungsprozess anfallen, können wir auch für eigene, statistische Zwecke verwenden. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Überdies können Personendaten folgender Personen anfallen:
– Mitbewohner:innen
– Kontaktpersonen, Mitarbeiter:innen oder Vertreter von Firmenkunden, Eigentümer:innen etc.
– Familienangehörige

Geben uns Eltern die Daten ihrer minderjährigen Kinder bekannt, wird mit der Bekanntgabe die Einwilligung zur Bearbeitung der Kinderdaten erteilt.

Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Daten, die wir im Rahmen einer Bewerbung von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten erhalten, um Stammdaten zu Mieterinnen und Mietern sowie um Vertrags- und Kommunikationsdaten. Zu den Vertragsdaten gehören auch Finanzdaten wie Angaben über die Bonität, zu Mahnungen und Inkasso.

2.3. Vermarktungsprozess

Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Daten- bearbeitung.

Es handelt sich dabei insbesondere um folgende Daten:
– Kontaktdaten
– Stammdaten
– Vertragsdaten und Daten zum Vermarktungsobjekt (inkl. Grundbuchauszüge)
– Finanzdaten
– etc.

2.4. Website

Besucherinnen und Besucher unserer Website können diese grundsätzlich besuchen, ohne uns Personendaten bekannt zu geben. Dennoch fallen im Zusammenhang mit unserer Website Daten der Besucherinnen und Besucher der Website an.

Automatisch werden die IP-Adresse Ihres Endgeräts und weitere technische Daten erhoben, um eine bestmögliche User Experience sicherzustellen. Zu diesen Daten gehören auch Protokolle, in denen die Verwendung unserer Systeme aufgezeichnet wird (sog. Server-Logfiles). Solche Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt.

Wenn wir von Ihnen mit Hilfe des Kontaktformulars oder per E-Mail oder Telefon über die auf der Website angegebenen Kontaktdaten kontaktiert werden, werden von uns die in diesem Rahmen von Ihnen übermittelten Kontaktdaten und weitere Personendaten sowie relevante Informationen erfasst, gespeichert und verwendet. Wir bearbeiten die uns in diesem Rahmen bekanntgegebenen Personendaten zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme, für die Zwecke der Leistungserbringung sowie für die Kommunikation mit Ihnen.

2.5. Einsatz von Cookies

2.6.1. Allgemeine Informationen

Wir setzen auf unserer Website Cookies ein, mit denen der von Ihnen eingesetzte Internet-Browser oder Ihr Endgerät (z.B. Computer, Tablet, Smartphone) identifiziert werden kann. Cookies sind kleine Textdateien oder andere Speichertechnologien, die an Ihr Endgerät gesendet bzw. vom verwendeten Internet-Browser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Website besuchen. Einige Cookies (sog. Session Cookies), d.h. Cookies, die nach Ende Ihres Besuches wieder gelöscht werden, sind unerlässlich für das Funktionieren der Website und ermöglichen es Ihnen, auf der Website zu navigieren und die Dienste und Funktionen zu nutzen. Andere Cookies setzen wir auf unserer Website ein, um statistische Daten der Webseiten-Nutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analyse- und Werbezwecken zu nutzen.

Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte Third-Party-Cookies ein, die von Dritten verwaltet werden, um bestimmte Dienste anzubieten.

Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings weisen wir darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt wird.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und selbst über die Annahme entscheiden oder die Annahme generell ausschliessen können. Mehr dazu finden Sie hier:
http://www.allaboutcookies.org/ge/cookies-verwalten/

Im Weiteren können Nutzer die Cookies beim Besuch auf den Webseiten über den betreffenden Hinweis anpassen.

2.6.2. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter

Es kann vorkommen, dass innerhalb unserer Website Inhalte Dritter wie zum Beispiel Videos von YouTube, Kartenmaterial von Google-Maps, RSS-Feeds oder Grafiken von anderen Webseiten eingebunden werden. Dies setzt immer voraus, dass die Anbieter dieser Inhalte die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen können, um die Inhalte an den Browser des jeweiligen Nutzers zu senden. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Jedoch haben wir keinen Einfluss darauf, falls die Drittanbieter die IP-Adresse z.B. für statistische Zwecke speichern. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt dann in Verantwortung dieses Drittanbieters nach dessen Datenschutzbestimmungen.

2.6.3. Google Analytics

Wir setzen auf unserer Website Google Analytics ein. Dies ist eine Dienstleistung von Google Irland (mit Sitz in Irland), mit welcher wir die Nutzung der Website messen und auswerten können. Google Irland stützt sich dabei auf Google LLC (mit Sitz in den USA) als Auftragsbearbeiter (beide «Google»).

Hierzu werden ebenfalls permanente Cookies benutzt, die der Dienstleister setzt. Wir haben den Dienst so konfiguriert, dass die IP-Adressen der Besucher von Google in Europa vor einer Weiterleitung in die USA gekürzt werden und dadurch nicht zurückverfolgt werden können. Obwohl wir annehmen können, dass die Informationen, welche wir mit Google teilen, für Google keine Personendaten sind, ist es möglich, dass Google von diesen Daten für eigene Zwecke Rückschlüsse auf die Identität der Besucher ziehen, personenbezogene Profile erstellen und diese Daten mit den Google-Konten dieser Personen verknüpfen kann. Soweit Sie sich beim Dienstleister selbst registriert haben, kennt der Dienstleister Sie auch. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch den Dienstleister erfolgt dann in Verantwortung des Dienstleisters nach dessen Datenschutzbestimmungen. Uns teilt der Dienstleister lediglich mit, wie unsere jeweilige Website genutzt wird (keine Angaben über Sie persönlich).

2.6.4. Social Media Plug-Ins

Wir setzen auf unseren Websites ferner sog. Plug-Ins von sozialen Netzwerken wie Facebook oder Instagram ein. Das ist für Sie über entsprechende Symbole ersichtlich. Diese Elemente wurden von uns so konfiguriert, dass sie standardmässig deaktiviert sind. Aktivieren Sie sie durch Anklicken, können die Betreiber der jeweiligen sozialen Netzwerke registrieren, dass Sie auf unserer Website sind und können diese Informationen für ihre Zwecke nutzen. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt dann in Verantwortung dieses Betreibers nach dessen Datenschutzbestimmungen. Wir erhalten von ihm keine Angaben zu Ihnen.

2.6.4. Webfonts

Auf diesen Internetseiten werden externe Schriften, Google Fonts, zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten verwendet. Google Fonts ist ein Dienst von Google.

Dafür wird von Ihrem Browser eine Verbindung zu Servern von Google, die möglicherweise in den USA liegen, hergestellt, und dabei gewisse Informationen und mitunter personenbezogene Daten an Google übermittelt.
Nähere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.

2.6. Newsletter

Auf unserer Website besteht die Möglichkeit einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Dabei werden bei der Anmeldung zum Newsletter die Daten aus der Eingabemaske, die IP-Adresse sowie Kontaktranddaten an uns übermittelt und von uns bearbeitet. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf die vorliegende Datenschutzerklärung verwiesen.

Wenn Sie von uns Dienstleistungen in Anspruch nehmen und hierbei Ihre E-Mail-Adresse hinterlegen, kann diese in der Folge durch uns für den Versand des Newsletters verwendet werden. In einem solchen Fall wird über den Newsletter ausschliesslich Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen versendet.

Sie haben dabei jederzeit die Möglichkeit, auf den Erhalt des Newsletters zu verzichten.

2.7. Unternehmensprofile auf Social Media

Wir sind auch mit einem Unternehmensprofil auf den sozialen Netzwerken Facebook und Instagram präsent, wo wir unser Angebot präsentieren und mit Interessierten kommunizieren. Diese Seiten bzw. Dienste werden von Dritten angeboten und betrieben. Wir weisen Sie darauf hin, dass über Sie als Nutzer über diese Seiten bzw. Dienste Daten gesammelt und ggf. auch an Dritte weitergegeben werden können. Es gelten die separaten Datenschutzbestimmungen dieser Dienste bzw. Kanäle.

Personendaten, die Sie uns bei der Kommunikation mit uns über diese sozialen Netzwerke bekannt geben, nutzen wir ausschliesslich zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme und der Kommunikation mit Ihnen.

3. Datenweitergabe und Übermittlung ins Ausland

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen und im Rahmen der vorstehend genannten Zwecke arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern und Dritten zusammen und geben diesen auch Personendaten weiter. Dies, weil sie die Personendaten entweder für uns bearbeiten (z.B. Telefondienstleister/Support) oder für eigene Zwecke verwenden wollen (z.B. Behörden). Die Datenweitergabe erfolgt gemäss Vorgaben des DSG und ggf. gemäss DSGVO.

Es geht dabei insbesondere um folgende Empfänger:
– Dienstleister von uns wie z.B. Banken, Rechtsberater, Versicherungen, Wartungs- und Support-Dienstleister, einschliesslich Auftragsbearbeiter (z.B. IT-Provider, Bonitätsauskunftsanbieter, etc.)
– Subunternehmer und sonstige Geschäftspartner
– in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichte
– andere Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren oder andere an Behörden- oder Gerichtsverfahren beteiligte Personen
– Erwerber oder Interessenten am Erwerb unseres Unternehmens, Geschäftsbereichen oder Vermögenswerten

Diese Empfänger befinden sich oftmals im Inland, können sich aber auch ausserhalb der Schweiz, der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden, z.B. in den USA oder anderen Ländern weltweit.

Nicht alle Staaten ausserhalb der Schweiz, der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gewährleisten derzeit ein dem schweizerischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau. Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes, soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.

4. Dauer der Aufbewahrung

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst für die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d. h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Vertragsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z. B. für Beweis- und Dokumentationszwecke oder wenn die Speicherung technisch bedingt ist). So werden insbesondere Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i.d.R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.

Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist und keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten entgegenstehen, werden sie im Rahmen unserer üblichen Abläufe und soweit technisch möglich gelöscht oder anonymisiert.

Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs) gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von in der Regel zwölf Monaten oder weniger.

5. Automatisierte Einzelfallentscheide

Wir treffen derzeit keine vollautomatisierten Entscheidungen. Wir werden Sie gesondert informieren, sollten wir künftig ggf. doch Einzelfallentscheidungen, die auf einer automatisierten Bearbeitung (z. B. durch Einsatz von Computerprogrammen) basieren, einsetzen.

6. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um die von uns erhobenen Personendaten gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitung sowie vor Verlust, unbeabsichtigter Veränderung, ungewollter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen wie etwa durch den Erlass von Weisungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und –beschränkungen.

Sicherheitsrisiken lassen sich jedoch generell nicht gänzlich ausschliessen und ein gewisses Restrisiko bleibt unvermeidbar.

7. Rechte der betroffenen Personen

Den betroffenen Personen kommen im Rahmen des anwendbaren Rechts in Bezug auf die von uns bearbeiteten Personendaten bestimmte Rechte zu, damit sie unsere Bearbeitungen kontrollieren bzw. beeinflussen können. Das sind insbesondere das Recht auf Auskunft und das Recht auf Datenberichtigung, so dass Sie von uns verlangen können, dass Ihre Personendaten von uns berichtigt, vervollständigt oder aktualisiert werden, wenn sie nicht korrekt sind. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie darüber vorab informieren.

Weiter können Sie unseren Datenbearbeitungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Widerspruchsrecht) oder, wenn wir Ihre Personendaten gestützt auf Ihre Einwilligung bearbeiten, diese grundsätzlich jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf wirkt jedenfalls nur für die Zukunft.

Mit einem entsprechenden Anliegen wenden Sie sich bitte an unsere interne Datenschutzstelle (Datenschutz@bookahome.ch). Die Ausübung dieser Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen.

Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass einzelne dieser Rechte im Einzelfall ggf. nicht gelten und wir können berechtigt oder verpflichtet sein, die Erfüllung eines Rechts einzuschränken oder aufzuschieben, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Wir informieren Sie in einem solchen Fall entsprechend.

Jede betroffene Person hat im Übrigen jederzeit auch das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Für die Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) (www.edoeb.admin.ch).

8. Änderungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ohne Vorankündigung anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.